Skrzynka e-mail to nieodłączny element naszej codzienności. Używamy jej do komunikacji, rejestracji na różnych stronach, odbierania ważnych wiadomości i ofert. Ale czy zastanawiałeś się kiedyś, jakiego dostawcę usługi pocztowej wybrać? Na rynku mamy przecież wielu dostawców usług poczty, między innymi Gmail, Outlook czy nasze rodzime usługi dostarczane w ramach portali informacyjnych. Moim zdaniem powinieneś mieć skrzynkę pocztową we własnej domenie. To nie tylko kwestia profesjonalizmu, ale także bezpieczeństwa i prywatności. W tym artykule pokaże Ci, jakie są korzyści z posiadania poczty we własnej domenie, jak ją założyć i jak z niej korzystać.

Jeśli prowadzisz firmę, pewnie wiesz, jak ważny jest Twój wizerunek w Internecie. To od niego zależy między innymi czy potencjalni klienci będą chcieli z Tobą współpracować i korzystać z Twoich usług. Dlatego posiadając już fajnie działające konta w mediach społecznościowych i stronę internetową we własnej domenie warto pomyśleć również o skrzynce pocztowej pod własną marką. Co to znaczy? To znaczy, że Twój adres e-mail nie kończy się na @gmail.com czy @vp.pl, ale na @twojazendomena.pl. Ma to wiele zalet, o których za chwilę Ci powiem.

Jakie zalety ma posiadanie poczty e-mail we własnej domenie?

Wróćmy jeszcze na chwilę do kwestii wizerunkowych. Poczta e-mail we własnej domenie daje Ci większą wiarygodność i zaufanie u odbiorców. Ludzie często oceniają firmę po jej adresie e-mail. Jeśli używasz adresu e-mail w darmowej domenie, możesz wyglądać na mało poważnego lub niedoświadczonego. Jak widzisz, poczta e-mail we własnej domenie to nie tylko kwestia estetyki i spójności, ale także korzyści dla Twojego wizerunku.

Poza tym Twój adres e-mail może odzwierciedlać Twoją tożsamość i branżę, w której działasz. Nie musisz się martwić, że Twój e-mail zostanie pomylony z innym lub zagubiony wśród setek spamów. Twój adres e-mail jest unikalny i łatwo go zapamiętać pod warunkiem, że korzystasz z łatwej do zapamiętania domeny.

Podpowiadamy: Jeżeli dopiero zastanawiasz się przed wyborem domeny dla swojej marki, to koniecznie zajrzyj do naszego artykułu Stoisz przed wyborem domeny internetowej? Wykorzystaj te 5 wskazówek, które przygotowaliśmy.

Prywatność i bezpieczeństwo poczty e-mail

Adres e-mail we własnej domenie daje Ci także pełną kontrolę nad swoją pocztą. To Ty decydujesz, z jakiego dostawcy usług poczty chcesz skorzystać. A, najlepiej wybrać takiego, który zapewni Ci wysoki poziom bezpieczeństwa i prywatności. Hostując pocztę e-mail na przykład w ramach usługi hostingowej, którą posiadasz w Zenbox, nie musisz się obawiać, że Twoje dane zostaną wykradzione lub sprzedane.

Nie bez przyczyny mówię o sprzedaży Twoich danych — na przykład do celów marketingowych. Jeżeli masz obecnie usługę poczty udostępnioną za darmo, możesz zauważyć codzienny napływ reklamowych i spamowych wiadomości z serwisów, z których nigdy nie korzystałeś.

W Zenbox dbamy nie tylko o to, aby Twoja skrzynka e-mail nie była kolejną tablicą ogłoszeń. Poczta e-mail, zwłaszcza ta służbowa wymaga szczególnej ochrony i my o tym wiemy. Nieautoryzowany dostęp do niej może skończyć się nie tylko dostępem do poufnych informacji, dla osób do tego niepowołanych, ale również jej przejęciem i wykorzystaniem skrzynki przez cyberprzestępców. Dlatego wszystkie skrzynki pocztowe w Zenbox mogą korzystać z weryfikacji dwuetapowej oraz wyłączenia dostępu do poczty z klientów pocztowych.

Nie każdy dostawca usługi poczty e-mail, w szczególności tej darmowej, pozwala na skorzystanie z takiego zabezpieczenia poczty. Dlatego uruchomienie poczty e-mail we własnej domenie, daje szansę na zwiększenie poziomu jej prywatności i bezpieczeństwa. Daje także możliwości skorzystania z bardziej zaawansowanych filtrów antyspamowych i ich konfiguracji.

Ważne są również kopie zapasowe. Zawsze może Ci się przydarzyć sytuacja, kiedy źle skonfigurowany klient pocztowy lub przypadkowy “miss click” pozbawi Cię dostępu do ważnej korespondencji. Wybierając dostawcę usługi pocztowej, koniecznie zwróć uwagę na to czy tworzone przez niego kopie zapasowe obejmują również wiadomości e-mail.

Podpowiadamy: W przypadku usług hostingowych dostępnych w naszej ofercie poszliśmy o krok dalej w zakresie bezpieczeństwa poczty e-mail. Wszystkie serwery pocztowe są odseparowane od serwerów stron internetowych. Takie rozwiązanie zapewnia dostęp do poczty e-mail również w przypadku awarii serwera, na którym posiadasz swoje strony www.

Jak widzisz, poczta e-mail we własnej domenie to nie tylko kwestia wizerunku, ale także dużych korzyści dla Twojego bezpieczeństwa i prywatności. A na tym mogą skorzystać również Twoi klienci, mając pewność, że przekazane w korespondencji treści trafią wprost do odpowiedniej skrzynki pocztowej.

Ergonomiczne podejście do pracy

Poczta e-mail we własnej domenie pozwala na tworzenie wielu kont e-mail dla różnych działów, pracowników lub celów. Nie musisz również ograniczać się do jednego adresu e-mail, przypisanego dla wszystkich pracowników. Można też używać aliasów, czyli dodatkowych nazw dla tego samego konta. To ułatwia komunikację i organizację pracy. 

W Zenbox zadbaliśmy dodatkowo o ergonomię korzystania z naszej poczty, dodając automatyczne aliasy. Przydają się one, szczególnie kiedy posiadasz na swojej poczcie e-mail bardzo dużo wiadomości, które chcesz automatycznie grupować. Więcej informacji na ich temat znajdziesz w naszym poradniku w bazie wiedzy — Automatyczne aliasy, jak z nich korzystać?

Dodatkowo z poczty e-mail we własnej domenie możesz bez ograniczeń korzystać za pomocą klientów pocztowych zainstalowanych na komputerze lub telefonie. Wielu dostawców pocztowych zapewnia również możliwość skorzystania z wersji przeglądarkowej poczty — czyli aplikacji Webmail. Jeżeli wolisz takie rozwiązanie ze względów możliwości zastosowania 2FA, konieczne zwróć uwagę czy taka aplikacja jest w pełni responsywna i uruchamia się dobrze zarówno na komputerach jak i urządzeniach mobilnych.

Podpowiadamy: Aplikacja Webmail dostępna w ramach poczty Zenbox jest w pełni responsywna i działa wyśmienicie zarówno na komputerach jak i telefonach

Jak wybrać dostawcę hostingu pod pocztę?

Wiele firm hostingowych przygotowując swoje oferty zdaje się nie pamiętać jak ważnym elementem usługi hostingowej obsługa poczty. Przeglądając dostępne oferty możesz spotkać się z limitowaniem ilości skrzynek, które można utworzyć w ramach usługi hostingowej. Dobra usługa zapewnia brak limitu utworzonych skrzynek pocztowych oraz możliwość określenia rozmiaru każdej z nich.

Bardzo często jednak jest to koszt współdzielenia przestrzeni poczty z przestrzenią przeznaczoną dla stron www. Dlatego bardzo dobra usługa zapewnia osobną przestrzeń dyskową, w ramach której możliwe jest utworzenie skrzynek pocztowych oraz zarządzanie nimi.

W przypadku usług hostingowych dostępnych w naszej ofercie poszliśmy o krok dalej. Wszystkie serwery poczty są odseparowane od serwerów stron internetowych. Takie rozwiązanie zapewnia dostęp do poczty e-mail również w przypadku awarii serwera, na którym posiadasz swoje strony www.

Zwróć również uwagę na dostępność pomocy technicznej. Zawsze może przydarzyć się sytuacja, kiedy Twoje wiadomości nie docierają do odbiorców, a Ty otrzymujesz niezrozumiałe zwrotki. Wsparcie techniczne dostawcy usługi powinno pomóc Ci w zdiagnozowaniu oraz rozwiązaniu problemu. Każda godzina, w której nie masz dostępu do firmowej poczty e-mail może skutkować dużymi stratami finansowymi.

Co jeszcze sprawdzić, zanim wybierzesz hosting dla swojej poczty e-mail?

• Dostępność zabezpieczenia SPF, DKIM, DMARC – komplet mechanizmów, które są po prosu “must have”. Pomagają one chronić Twoją pocztę e-mail przed spamem, phishingiem, spoofingiem i innymi atakami. Korzystajać z nich zwiększasz nie tylko swoje bezpieczeństwo, ale także wiarygodność i dostarczalność swojej poczty e-mail.
• Kopie zapasowe – może się zdarzyć, że przez pomyłkę skasujesz ważny e-mail z klientem dotyczący zamówienia. W takiej sytuacji chciałbyś mieć możliwość przywrócenia usuniętej wiadomości i kontynuowania korespondencji. Dlatego warto sprawdzić, czy hosting, który wybierasz dla swojej poczty e-mail, oferuje automatyczne kopie zapasowe skrzynek pocztowych i jak długo je przechowuje.
• Migracja poczty – jeśli posiadasz już pocztę u innego hostingodawcy, z którego nie jesteś zadowolony to możliwość wykonania migracji przez nowego dostawcę będzie dla Ciebie ogromnym ułatwieniem. Wybierając dostawcę usługi pocztowej, poszukaj takiego, który zapewni migrację bez przestojów w pracy skrzynek pocztowych.
• Limity wysyłanych wiadomości – podczas wyboru usługi hostingowej zwróć uwagę, jakie dobowe limity wysyłanych wiadomości za pomocą SMTP zapewnia dostawca usługi oraz czy daje możliwość ich zwiększenia.
• Filtry antyspamowe – zwróć uwagę na dostępne zabezpieczenia antyspamowe i phishingowe, bądź ich całkowity brak. Dobry dostawca poczty powinien zapewniać również skaner antywirusowy badający załączniki dołączane do wiadomości.

Zakładamy skrzynkę pocztową w swojej domenie!

Skoro już wiesz, dlaczego warto założyć skrzynkę e-mail we własnej domenie to czas, abym pokazał Tobie jak możesz to zrobić w ramach naszych usług. Przede wszystkim jeżeli jeszcze nie posiadasz usługi hostingowej, możesz dokonać jej rejestracji wraz z domeną na naszej stronie. Cały proces składa się z 4 prostych kroków, które opisaliśmy w naszym poradniku Jak założyć hosting oraz zarejestrować domenę.

Podpowiadamy: Rejestrując usługę hostingową w Zenbox możesz wybrać ilość przestrzeni, jaką potrzebuję na stronę oraz pocztę e-mail. W przyszłości parametry te mogą być dowolnie rozszerzane — a w przypadku poczty nawet do 2000 GB przestrzeni.

Posiadając zarejestrowany hosting oraz domenę zaloguj się do Panelu Klienta. Następnie postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
1. Z menu wybierz pozycję Paczki pocztowe oraz Konta pocztowe.

2. W kolejnym kroku wybierz domenę, w ramach której chcesz utworzyć skrzynkę e-mail.

3. W tym miejscu zawsze będą dostępne utworzone skrzynki pocztowe. Aby utworzyć nową, kliknij w przycisk Utwórz konto pocztowe.

4. Uzupełnij przygotowany formularz podając nazwę skrzynki oraz hasło. W tym miejscu wybierz również rozmiar dla swojej skrzynki pocztowej.

Po utworzeniu skrzynki zostanie wyświetlone potwierdzenie, z krótkim podsumowaniem. To już wszystko, możesz przetestować swoją nową skrzynkę pocztową logując się do naszej aplikacji Webmail.

Podsumowując

Mam nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci odpowiedzieć na pytanie dlaczego warto założyć pocztę e-mail we własnej domenie. Jak widzisz, nie jest trudne i przynosi same korzyści. Należy jedynie pamiętać o kilku kwestiach związanych z wyborem odpowiedniego dostawcy usługi. Warto zatem poświęcić trochę czasu na porównanie kilku, aby podjęta decyzja była przemyślana i świadoma. Jest szczególnie ważne jeżeli chodzi o pocztę firmową. Jeśli zastanawiasz się nad założeniem poczty e-mail w ramach naszego hostingu lub chcesz przenieść jej obsługę do nas i masz dodatkowe pytania zachęcam Cię do kontaktu z naszymi Mnichami.