Automatyczne aliasy e-mail skierowane na katalog poczty

Alias pocztowy jest dodatkowym adresem e-mail, który jest przypisany do skrzynki pocztowej. Zazwyczaj tworzony jest jako uzupełnienie podstawowego adresu e-mail.

W ramach poczty e-mail w zenbox posiadamy zróżnicowane możliwości konfiguracji aliasów pocztowych, które można wykorzystywać w zależności od potrzeb:

• aliasy pocztowe – domyślna konfiguracja aliasów, przypisanych do pojedynczej skrzynki pocztowej
• listy aliasów – są to aliasy przypisane do wielu skrzynek pocztowych
• aliasy webmail – są to aliasy tworzone automatycznie w obrębie skrzynki pocztowej przekierowujące wiadomości na odpowiedni katalog na poczcie

Uwaga: Aliasy pocztowe pozwalają wyłącznie na przekazywanie wiadomości e-mail do skrzynki docelowej. Za ich pomocą nie ma możliwości zalogowania się do poczty e-mail oraz wysyłki wiadomości.

W tym poradniku dowiesz się, jak utworzyć automatyczny alias kierujący wiadomości na wybrany katalog na poczcie. Zastosowanie tego mechanizmu przynosi wiele korzyści:

• zwiększy Twoją ergonomię podczas pracy z pocztą e-mail
• zautomatyzujesz grupowanie wiadomości e-mail wedle katalogów

Przykład 1: Obsługa korespondencji związanej z fakturami na skrzynce biuro@zendomena.pl

Posiadasz na swojej poczcie e-mail bardzo dużo wiadomości z klientami, przez co zdarza Ci się przegapić wiadomości zawierające faktury? Wykorzystaj w takim przypadku dodatkowy alias, który będziesz mógł podpiąć w systemach bilingowych dostawców usług.

Tworząc na poczcie katalog o nazwie “Faktury” automatycznie zostanie utworzony nowy alias: biuro+faktury@zendomena.pl

Po podpięciu go do systemu bilingowego dostawców usług, z których korzystasz wszystkie wysyłane faktury automatycznie trafią do nowego katalogu.

Przykład 2: Obsługa korespondencji w sklepie internetowym na skrzynce sklep@zendomena.pl

Na swojej skrzynce pocztowej obsługujesz jednakowo korespondencję z klientami, zbierasz powiadomienia o sprzedaży ze sklepu internetowego i aukcji na zewnętrznej platformie sprzedażowej?

Tak duża ilość otrzymywanych wiadomości w ciągu może z czasem być niewygodna w obsłudze — szczególnie podczas promocji uruchomionej w wielu miejscach.

Tworząc na poczcie katalogi o nazwie: “Powiadmienia” i “Aukcje” automatycznie zostaną utworzone dwa nowe aliasy:

– sklep+powiadomenia@zendomena.pl
– sklep+aukcje@zendomena.pl

Po podpięciu aliasów do platform sprzedażowych, z których korzystasz, wszystkie powiadomienia dotyczące sprzedaży trafią do osobnych katalogów, z których łatwiej będziesz mógł nimi zarządzać.

Przykład 3: Obsługa reklamacji w serwisie na skrzynce kontakt@zendomena.pl

Na swojej skrzynce pocztowej obsługujesz jednakowo korespondencję z klientami oraz przyjmujesz zgłoszenia reklamacyjne?

W bardzo prosty sposób możesz rozdzielić obydwa typy zgłoszeń – niezależnie czy będą one przesyłane za pomocą formularza na stronie lub bezpośrednio na adres skrzynki.

Tworząc na poczcie katalog o nazwie: “Reklamacje” automatycznie zostanie utworzony nowy alias pocztowy kontakt+reklamacje@zendomena.pl

Od teraz wiadomości wysyłane na adres aliasu będą automatycznie grupowane do nowego katalogu, dzięki czemu sprawniej obsłużysz procesy reklamacyjne.

Jak utworzyć automatyczny alias kierujący na katalog?

W celu przygotowania aliasu zaloguj się do swojej skrzynki pocztowej w aplikacji webmail na stronie poczta.zenbox.pl, a następnie postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
1. Przejdź do menu ustawień klikając na przycisk Ustawienia.

2. Następnie z listy ustawień wybierz pozycję Foldery.

3. Wyświetlona zostanie lista domyślnych oraz dodatkowych katalogów utworzonych po stronie skrzynki. Aby dodać nowy katalog kliknij na przycisk Dodaj, dostępny u góry okna.

4. W następnym kroku zostanie wyświetlony prosty formularz, w którym należy uzupełnić parametry tworzonego katalogu. Aby utworzyć alias uzupełnij go w następujący sposób:

• Nazwa folderu — wprowadź nazwę katalogu, do którego mają być przekazywane wiadomości. Pamiętaj, aby nazwa katalogu nie zawierała polskich znaków diakrytycznych oraz spacji, na jej podstawie zostanie utworzony nowy alias.
• Folder nadrzędny — z listy wybierz pozycję Odebrane. Opcja ta pozwoli na utworzenie nowego katalogu jako podrzędnego dla katalogu Odebrane, co jest wymagane do działania automatycznego aliasu.

Wprowadzone zmiany zachowaj klikając w przycisk Zapisz. 

To już wszystko, Twój nowy automatyczny alias pocztowy został utworzony. Dla przykładowej skrzynki jan@zendomena.pl może on wyglądać w sposób następujący:

Nazwa skrzynki docelowej	Nazwa katalogu	Utworzony alias
jan@zendomena.pl	Transakcje	jan+transakcje@zendomena.pl
jan@zendomena.pl	Faktury	jan+faktury@zendomena.pl
jan@zendomena.pl	Bank	jan+bank@zendomena.pl

Uwaga: W sytuacji, jeżeli katalog dla aliasu nie zostanie utworzony, wiadomości wysyłane na automatyczny alias zostaną dostarczone do katalogu Odebrane.

Ważne: Tworzony alias zawsze ma niezmienną składnię i jest przypisany wyłącznie do skrzynki pocztowej w której został utworzony:

nazwa_skrzynki +nazwa_katalogu @adresdomeny.pl na przykład: jan+transakcje@zendomena.pl

Nie ma możliwości zmiany formatu dla utworzonego automatycznego aliasu.

Od tego momentu wiadomości wysyłane na jego adres będą automatycznie przenoszone do utworzonego katalogu na Twojej skrzynce pocztowej.