Prowadząc działalność w Internecie, warto zadbać o wiarygodność swojej domeny, tak aby potencjalni klienci mogli otrzymać Twoje wiadomości szybko i bezproblemowo. Jest to temat rozległy i warty omówienia, postaram się zatem przybliżyć Ci w tym artykule jedną z istotniejszych kwestii. Mianowicie, jak upewnić się, że Twoje wiadomości mailowe nie zostają odbijane od serwerów odbiorców, które korzystają z dostępnych publicznie czarnych list antyspamowych, lub nie trafią do folderu SPAM.

Co to są czarne listy nadawców tzw. RBL?

Odpowiadając na pytanie pokrótce, są to listy serwerów nadających wiadomości pocztowe, które zostały uznane za niepewne lub szkodliwe. Serwery te trafiają na blacklisty ze względu na sposób swojego działania, braki w autoryzacji wysyłki, oraz zgłoszenia użytkowników i podmiotów zajmujących się cyberbezpieczeństwem 

Na taką listę może trafić przykładowo serwer, z którego wysyłane są masowo wiadomości spam, a jego zarządca nie reaguje na zgłoszenia wysyłane przez zewnętrznych administratorów usług.

Dokładny opis list spamowych oraz blacklist można znaleźć na naszym blogu w artykule “Poczta bez spamu! Jak działa RBL i filtry antyspamowe!”.

Ciekawostka: Globalne statystyki związane z kwestiami spamu można śledzić na stronie  CleanTalk – są one aktualizowane na bieżąco oraz podzielone na wygodne okresy. Wskazanie kursorem poszczególnych państw pozwoli na wyświetlenie dodatkowych informacji.

O co warto zadbać podczas konfigurowania domeny do wysyłki?

Skrzynki pocztowe utworzone w ramach usługi w zenbox można wykorzystać na wiele sposobów, zatem warto upewnić się, że wszystko co chcemy posłać w świat dotrze do docelowego odbiorcy bezproblemowo.

Najważniejszym krokiem, by zapewnić sobie dostarczalność na wysokim poziomie, jest poprawne skonfigurowanie strefy DNS domeny. Jeśli posiadasz dowolną domenę skierowaną na nasze serwery DNS, oraz dodane do konta hostingowego w zenbox możesz pominąć tę kwestię — gdyż odpowiednie wpisy w strefie są automatycznie dodawane.

Jeśli natomiast Twoja domena skierowana jest na zewnętrzny serwer DNS, lecz chcesz korzystać z poczty w zenbox, pamiętaj o tych wpisach.

Rekordy MX

Poniższe rekordy odpowiadają za skierowanie domeny na nasze serwery pocztowe

Rekord DMARC

Ten wpis pozwala serwerowi odbiorcy na określenie, jakie czynności ma podjąć w przypadku gdy wysłane wiadomości nie posiadają odpowiednich sygnatur oraz nie są autoryzowane poprzez rekordy SPF i DKIM

Rekord SPF

Identyfikuje serwer wysyłkowy oraz domeny, które są uprawnione do wysyłki w ramach tejże domeny. Pozwala on na uzyskanie odpowiedniej autoryzacji.

Rekord DKIM

Jest to tekstowy klucz pozwalający serwerowi odbiorcy wiadomości na zweryfikowanie sygnatury e-maila. Rekord zawiera wartość unikalną, generowaną automatycznie po dodaniu domeny do konta hostingowego.

Czy treść wiadomości lub załączniki wpływają na dostarczanie?

Od dawien dawna usługi pocztowe zapewniają możliwość wysyłki zawartości innej niż tekst. Mowa tutaj o załącznikach w formie wszelakiej, chociaż najczęściej są to pliki archiwów oraz pliki PDF zawierające dokumenty rozliczeniowe.

Serwery pocztowe zaufanych dostawców oprócz zwracania uwagi na treść samego e-maila, swoje oczy kierują również na przesyłane załączniki. Jest to weryfikacja głównie pod kątem zawartości wirusów, lub innych złośliwych skryptów, tak aby zwiększyć bezpieczeństwo klienta końcowego.

Wiadomości które zostaną oflagowane jako szkodliwe mogą napotkać niemałe przeszkody po stronie serwera odbiorcy. Są one najczęściej oflagowane po stronie skrzynki pocztowej docelowego adresu jako spam, w najgorszym wypadku są całkowicie odbijane. Wówczas docelowy odbiorca nie uświadczy jej w folderze Odebrane.

Niestety w takiej sytuacji usługodawca infrastruktury zajmującej się wysyłką nie może wykonać bezpośrednio żadnych zmian, które poprawią dostarczalność. Najrozsądniejszym wyborem jest zatem przesłanie pliku oznaczonego jako false-positive za pomocą dowolnego dysku internetowego przykładowo:

• OneDrive,
• Google Drive,
• lub stron pozwalających na transfer — WeTransfer.

Gdy jednak uświadczysz problemu po stronie swojej skrzynki zenbox, nie martw się, istnieje możliwość częściowego pominięcia systemu antyspamowego za pomocą białej listy nadawców. Jeśli natomiast napotykasz problem z nadmiernym spamem z konkretnego adresu lub domeny, możesz dodać je do czarnej listy nadawców. 

W przypadku usługi pocztowej w Zenbox, nasi administratorzy proaktywnie przeszukują listy antyspamowe oraz RBL, tak aby upewnić się, że nasze usługi działają nieprzerwanie dla nas i naszych Klientów. 

Oczywiście, zgodnie z dyspozycją Klienta, lub po zgłoszeniu problemu z dostarczaniem wiadomości w spamie, również wykonujemy weryfikację i zlecamy tzw. delist, czyli zdjęcie z czarnej listy lub RBL.

Skorzystanie z naszych usług jest bardzo proste i całkowicie darmowe w trakcie testowych 14 dni, zachęcam zatem do zapoznania się z naszą ofertą 🙂

Ciekawostka: Czarna lista nadawców ustawiana po stronie Twojej usługi, różni się w działaniu od RBL. Zapraszam Cię zatem do zapoznania się z opisem poszczególnych list.

Stało się – moja wiadomość została odbita…

Niestety, wysłana przez Ciebie wiadomość nie dotarła do docelowego odbiorcy, zaś na Twoją skrzynkę została przekazana zwrotka, która informuje o oflagowaniu maila jako SPAM. Co robić w tej patowej sytuacji?

Ważnym krokiem jest ustalenie powodu odbicia wiadomości. Każda zwrotka zawiera odpowiednie informacje na ten temat, wystarczy się uważnie wczytać, odnaleźć kod błędu, oraz jego opis.

Najczęstszymi przyczynami odbijania maili oznaczonych nieprawidłowo w przypadku gdy konfiguracja domeny jest poprawna, są:

• treść przypominająca wiadomości służące do oszustwa,
• brak, lub zbyt ogólny tytuł,
• adresy nadawcy w nagłówku niezgodny z domeną wysyłającą załącznik, który może przypominać plik zawierający złośliwe skrypty.

Aby sprawdzić, czy nasz adres e-mail nie jest obarczony podobnymi problemami, warto skorzystać z narzędzia Mail Tester

Działanie jest bardzo proste, polega na wysłaniu wiadomości na wygenerowany adres testowy

Po wysłaniu i dostarczeniu, narzędzie pozwala na dokładną weryfikację poszczególnych kwestii związanych z uwiarygodnieniem wysyłki:

Jak widać, moja testowa wiadomości nie jest idealna, co doskonale widać po rozwinięciu opisu danego menu.  Problem związany jest z faktem, iż podczas testowania wiadomości, zarówno treść jak i tytuł były zbyt ogólne — SpamAssasin od razu to wykrył. Otrzymaliśmy również uwagi dotyczące testowania wysyłki, aby używać do tego prawdziwych, docelowych wiadomości

Ciekawostka: Sprawdzenie czy Twoja domena wpisana została na blacklistę jest możliwe za pomocą narzędzi MXToolBox lub DNSChecker. 

Dodatkowe źródło wiedzy o problemie 🙂

W przypadku gdy napotykasz problem z dostarczaniem wiadomości do folderów SPAM lub ich odbijaniem, warto sprawdzić źródło wiadomości. Wówczas otrzymamy również informację o oflagowaniu, jak i również możliwej przyczynie.

Przykładowo poniższy wycinek źródła wiadomości mówi nam o tym, że wiadomości zostały oznaczone przy użyciu filtrów antyspamowych BAYES oraz RAZOR2. Wedle ich reguł, wiadomość nie uzyskała odpowiedniej oceny, zatem zostały dostarczone do folderu spamowego.

Wiadomość pierwsza:

Ta wiadomość została oflagowana ze względu na brak poprawnego rekordu DKIM. Adres FROM nie pokrywał się z adresem z którego ją wysłano, jak i również ze względu na działanie filtrów.

[BAYES_50=0.8, DCC_CHECK=1.1, DIGEST_MULTIPLE=0.293,    DKIM_INVALID=0.1, DKIM_SIGNED=0.1, HEADER_FROM_DIFFERENT_DOMAINS=0.25,    HTML_MESSAGE=0.001, RAZOR2_CF_RANGE_51_100=1.886, RAZOR2_CHECK=0.922,    RELAYCOUNTRY_OK=-0.512, SPF_HELO_NONE=0.001, SPF_PASS=-0.001score=4.94

Wiadomość druga:

Tutaj mamy do czynienia z oflagowaniem ze względu na działanie filtrów jak w poprzednim przypadku.

BAYES_50=0.8, DCC_CHECK=1.1, DIGEST_MULTIPLE=0.293,    DKIM_SIGNED=0.1, DKIM_VALID=-0.1, DKIM_VALID_AU=-0.1,    DKIM_VALID_EF=-0.1, HTML_MESSAGE=0.001, MIME_HTML_ONLY=0.1,    MIME_HTML_ONLY_MULTI=0.001, MIME_QP_LONG_LINE=0.001,    MPART_ALT_DIFF=0.79, RAZOR2_CF_RANGE_51_100=1.886, RAZOR2_CHECK=0.922,    RELAYCOUNTRY_OK=-0.512, SPF_HELO_NONE=0.001, SPF_PASS=-0.001score=5.182

Wiadomość trzecia:

Ten mail został oflagowany ze względu na wysyłkę obrazu w załączniku bez pozostałej treści.

Diagnostic-Code: smtp; 554 5.7.0 Bounce, id=16622-02-7 - spamX-Spam-Status: No, score=2.772 tagged_above=2 required=4.86    tests=[BAYES_00=-1.9, DCC_CHECK=1.1, DCC_REPUT_13_19=-0.1,    DKIM_SIGNED=0.1, DKIM_VALID=-0.1, DKIM_VALID_AU=-0.1,    DKIM_VALID_EF=-0.1, EMPTY_MESSAGE=2.32, FREEMAIL_FROM=0.001,    HTML_IMAGE_ONLY_04=1.172, HTML_MESSAGE=0.001, MIME_HTML_MOSTLY=0.1,    MPART_ALT_DIFF=0.79, RCVD_IN_MSPIKE_H2=-0.001, RELAYCOUNTRY_OK=-0.512,    SPF_HELO_NONE=0.001, SPF_PASS=-0.001, TVD_SPACE_RATIO=0.001]
Yes, score=5.681 tagged_above=2 required=4.86 tests=[BAYES_95=2.7, DEAR_SOMETHING=1.973, FUZZY_WALLET=1, HTML_MESSAGE=0.001, RCVD_IN_MSPIKE_H2=-0.001, SPF_HELO_PASS=-0.001, SPF_PASS=-0.001, T_FILL_THIS_FORM_SHORT=0.01] autolearn=disabled

Zakończenie 🙂

Mam nadzieję, że powyższy artykuł przybliżył Ci nieco kwestie związane z dostarczalnością wiadomości e-mail oraz sposoby, w jakie można zadbać o jej poprawność. Jest to jedynie urywek całego zasobu wiedzy na temat poczty elektronicznej, którą staramy się ustawicznie przekazywać naszym Klientom, aby zakupione usługi zwróciły się z nawiązką.

Jeśli jednak w trakcie czytania nasunęły Ci się jakieś dodatkowe pytania, zapraszam oczywiście na nasz blog firmowy, jak i również do kontaktu z naszym Biurem Obsługi Klienta 🙂