Jak zawrzeć umowę RODO?
Umowę powierzenia lub podpowierzenia danych, zgodnej z wymogami RODO, możesz podpisać w Panelu Klienta. W tym celu:
- Zaloguj się do Panelu Klienta
- Po lewej stronie w Menu wybierz Konto -> Dokumenty i umowy.
- Kliknij zielony przycisk Zawrzyj nową umowę.
Uwaga: Jeśli przycisk jest wyszarzony (nie można w niego kliknąć), oznacza to zgodnie z widocznym poniżej zrzucie ekranu, że umowa została już przez Ciebie zawarta i w celu zawarcia nowej umowy (np w celu dokonania zmian w umowie) musisz zakończyć obecną umowę, klikając „Zakończ umowę”
- Po kliknięciu w przycisk Zawrzyj nową umowę wybierz z listy rodzaj umowy:
- Powierzenie – jeżeli Ty jesteś Administratorem Danych Osobowych (jeżeli są to Twoje zbiory danych osobowych).
- Podpowierzenia – jeżeli dane zostały Tobie powierzone na podstawie innej umowy, regulaminu lub przepisu prawa (np. powierzone Tobie przez klienta).
- Niżej pojawią się Twoje dane, na które zostanie zawarta umowa. Będą to dane, które są podane w panelu klienta jako dane główne. Nie ma możliwości ich zmiany – dane na umowie to zawsze dane właściciela konta.
- Następnie w danych kontaktowych podaj dane osoby odpowiedzialnej za przetwarzanie i jeżeli powołano, to także dane Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
- Kolejno podaj dane współadministratora (o ile taki istnieje). Współadministrator to firma lub instytucja, która wspólnie z Tobą decyduje o tym, jakie dane osobowe są zbierane i w jakim celu są przetwarzane.
Przykład: Dwie firmy wspólnie organizują konkurs i razem ustalają, jakie dane uczestników będą zbierane – wtedy są współadministratorami.
- Kolejno jeśli zostały przez Ciebie uzupełnione dane współadministratora, możesz również uzupelnić dane kontaktowe przedstawiciela administratora, jeżeli wyznaczono oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych, jeżeli wyznaczono (analogicznie jak dla administratora).
- Wybierz usługę, dla której chcesz zawrzeć umowę. Dla każdej usługi możesz mieć maksymalnie 2 aktywne umowy – jedną powierzenia i jedną podpowierzenia.
- Wypełnij wszystkie pola:
– cel i charakter przetwarzania danych osobowych
– powierzane dane osobowe
– kategorie osób, których dane dotyczą.
Rodzaj i kategorie danych należy zaznaczyć zgodnie z tym, jakie dane są przez Państwa przetwarzane.
Należy to uzupełnić zgodnie z własnymi politykami przetwarzania danych osobowych. W przypadku problemów z określeniem zbiorów, należy skontaktować się z prawnikiem lub specjalistyczną firmą dokonującą audytów.
- Zapoznaj się z regulaminem Przetwarzania danych osobowych, a następnie zapisz umowę.
Czy mogę edytować umowę RODO?
W przypadku umowa powierzenia – nie można edytować umowy w żadnym przypadku. Jeśli potrzebna jest zmiana jakichkolwiek danych, np.: adres, nazwa firmy, reprezentant, zakres danych konieczne jest rozwiązanie umowy i podpisanie umowy następnej.
Umowa podpowierzenia – można w dowolnym momencie dodawać Administratorów oraz ich usuwać, a załącznik umowy z listą administratorów zaktualizuje się automatycznie.
Aby dodać/usunąć administratora:
- Przejdź do Twoich umów w Panelu Klienckim w zakładce Konto -> Dokumenty i umowy
- Kliknij w Szczegóły przy umowie podpowierzenia
- Kliknij w Dodaj Administratora, uzupełnij dane, a następnie Zapisz. Lista automatycznie zostanie zaktualizowana o nowego administratora.
- W przypadku, gdy chcesz usunąć administratora (pamiętaj, że aby było to możliwe musisz mieć aktywnych co najmniej 2 administratorów). Jeśli nie masz, najpierw dodaj kolejnego administratora, dopiero wtedy obok administratorów pojawi się przycisk Zakończ przetwarzanie, aby było możliwe usuniecie jednego z nich). Po kliknięciu w Zakończ przetwarzanie administrator automatycznie zostanie usunięty z listy
