Każdy z nas posiada co najmniej jedną skrzynkę e-mail, często dokonując podziału na tę prywatną i tę związaną z działaniami związanymi z pracą czy biznesem, co niekoniecznie musi być zawsze najlepszym rozwiązaniem, ale dziś nie o tym chciałem.

Przeglądając różne serwisy internetowe, trafiłem na artykuł autorstwa Leo Babauta, który w prosty sposób omawia jak odkopać swoją skrzynkę e-mail i jakimi zasadami kierować się, aby mieć tę kwestię pod kontrolą.

Przede wszystkim czym jest idea czystej skrzynki?

Zgodnie z tym założeniem, skrzynka powinna być.. pusta. Wielu z nas, w tym mi często wydaje się to celem niemożliwym do osiągnięcia, a jednak wielu dowodzi, że można i mało tego, powinno się dążyć do takiego stanu ZEN naszej skrzynki. Nie chodzi przy tym o ignorowanie wiadomości, czy zaprzestanie korzystania z formy komunikacji jaką jest e-mail w ogóle, ale określenie pewnych zasad i wyrobienie przyzwyczajeń, które pomogą w utrzymanie możliwie najwyższego stanu porządku, co finalnie oszczędzi nam czas oraz sprawi, ze produktywność znacznie wzrośnie.

Jak osiągnąć cel? Instrukcja w kilku punktach

1. Nie pozwól, aby sprawdzanie skrzynki e-mail było pierwszą rzeczą jaką wykonujesz rano o ile to nie jest główny element Twojej pracy.Głównym powodem jest fakt, że zamiast zająć się najpilniejszymi lub już odłożonymi sprawami, zatrzymujemy się na dłużej w skrzynce, tak więc najpierw dobrze jest zrobić to co mamy do zrobienia lub odłożyliśmy wczoraj (1–2 rzeczy), a dopiero potem sprawdzić kto i co nam postanowił przesłać.

   Warto tutaj wspomnieć również o częstotliwości sprawdzania wiadomości. Obecnie zalewani jesteśmy natychmiastowymi powiadomieniami, które w zasadzie jako element informacyjny o ile nie oczekujemy pilnie na jakąś wiadomość potrafią jedynie rozpraszać nas, wybijając z rytmu tego co w danym momencie wykonujemy. Każdy powinien ustalić sobie indywidualnie częstotliwość sprawdzania skrzynki, jednak gdy praca tego nie wymaga, nawet odstępy kilku godzin nie sprawią problemu, a ułatwią nam życie.

2. Zarządzaj wiadomościami, odpisuj i kategoryzuj.
   Gdy wiadomość uznasz za niechcianą lub niepotrzebną, usuń ją od razu bez przetrzymywania w skrzynce. Jest to porada najbardziej logiczna, jednak w wielu wypadkach takie wiadomości potrafimy zostawiać, co przyczynia się do zbędnego chaosu.Jeśli wiadomość jest dłuższa i nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi lub nie wymaga jej w ogóle, ale chcesz się z nią jeszcze zapoznać dokładniej czy zawiera treści dla Ciebie ważne czy przydatne, przenieś ją do utworzonego w tym celu folderu. Może się nazywać tak jak tylko chcesz, byle nazwa sugerowała od razu jego zawartość, a więc np. Ciekawe, Do przeczytania, Ważne itp.Podobnie gdy wiadomość wymaga podjęcia jakiś działań, a odpowiedzi na nią nie udzielisz nim zadanie lub zadania wymienione w niej nie zostaną wykonane, przenieś ją do utworzonego w tym celu folderu np. Zadania, Zlecenia. To pozwoli zachować kontrolę i mieć najzwyczajniej pod ręką informacje związane z działaniami jakie podejmujemy. Tyczy się to również tych wiadomości, które oczekują na reakcję, ale określonych zadań nie zawierają, więc mogą trafić do folderu Oczekujące

   Wreszcie, gdy na daną wiadomość możesz odpowiedzieć od razu, zrób to. Odkładając te, na które udzielenie odpowiedzi nie zajmie dłużej niż kilku minut spowoduje niepotrzebne zbieranie się zaległości, które wrócą podczas kolejnej wizyty w skrzynce.

3. Utwórz lub korzystaj z często już dostępnego folderu Archiwum, gdzie będą zamieszczane wiadomości, na które odpowiedź została już udzielona, czy też dana sprawa została zamknięta. Pozwoli Ci to zachować porządek, zapewniając jednocześnie jedno miejsce, które w razie potrzeby wystarczy przeszukać.

Podsumowując

Nie pozwól aby natychmiastowe powiadomienia o nowych wiadomościach decydowały za Ciebie i rozpraszały Cię podczas pracy. Sprawdzaj skrzynkę regularnie w ustalonych przez siebie odstępach czasu. Odkładaj jak najmniej, reagując od razu i tym samym zdejmując daną wiadomość z listy do przeczytania czy do odpisania.