Era Internetu zapewnia nam niesamowity i niespotykany dotąd w historii ludzkości komfort życia jak i komunikacji, nawet na bardzo dalekie odległości. Jednym z dobrodziejstw współczesnej technologii informacyjnej jest poczta elektroniczna, która w obecnych czasach pozwala nam również na pewien stopień automatyzacji. Co mam na myśl? Znany dobrze wszystkim autoresponder, zwany również Out-Of-Office message — czyli sposób na zautomatyzowanie odpowiedzi mail.

Autoresponder – co to jest i jak działa?

Mówiąc zwięźle, są to specjalne programy komputerowe, których główne zadanie polega na automatycznym odpowiadaniu na wiadomości mailowe wcześniej przygotowaną odpowiedzią. Jednymi z pierwszych autoresponderów, które pojawiły się na świecie, były tak zwane “zwrotki”, czyli odpowiednie komunikaty przesyłane do nadawcy wiadomości w przypadku gdy wysyłka maila nie powiodła się lub nie mogła zostać wykonana. Są one używane oczywiście do dziś w najróżniejszej formie i są one najbardziej rozpowszechnione.

Autorespondery można podzielić na dwa rodzaje: serwerowe oraz programowe. Te pierwsze tworzone są bezpośrednio z poziomu serwera obsługującego pocztę, czego efektem mogą być na przykład wyżej wspomniane zwrotki.

Drugi rodzaj autoresponderów obsługiwany jest poprzez oprogramowanie dostarczane przez usługodawców infrastruktury hostingowej, oprogramowania do obsługi poczty e-mail lub systemów zgłoszeń dla pomocy technicznej. Takie automatyczne odpowiedzi mogą być tworzone samodzielnie przez użytkownika przy użyciu graficznego interfejsu.

Usługa pocztowa w zenbox również zapewnia możliwość tworzenia automatycznych odpowiedzi. Odpowiedni poradnik znajdziesz w naszej bazie wiedzy. 🙂

Ciekawostka: Do autoresponderów zaliczają się również wiadomości subskrybowanych usług zewnętrznych, lub list mailingowych.

Kiedy autoresponder jest niezbędny w Twoim biznesie?

Autoresponder może mieć multum zastosowań, wszystko zależy od prowadzonej w Internecie lub poza nim działalności.

Najczęstszym wykorzystaniem tej funkcjonalności jest wyżej wspomniane OOO, czyli wiadomości, które mówią nadawcy że nie jesteśmy służbowo osiągalni. Zazwyczaj czas wysyłania takich zautomatyzowanych odpowiedzi ustalany jest na okres urlopu czy wyjazdu i wygasa automatycznie w dniu wyznaczonym przez nas jako końcowy. Jest to o tyle wygodne, że nie trzeba pamiętać zazwyczaj o wyłączaniu 🙂

Kolejnym popularnym sposobem wykorzystania autoresponderów jest wysyłka zautomatyzowanych wiadomości w ramach działania sklepu internetowego. Jak możecie się domyślać, są to wszystkie wiadomości zawierające informacje na temat zakupionych produktów czy usług, statusów płatności, zamówień oraz inne podobne. Sam mechanizm działania jest oparty na podobnej zasadzie co opisane poniżej, niemniej są skonfigurowane z poziomu aplikacji obsługującej sklep.

Dzięki wykorzystaniu automatycznych wiadomości możesz zyskać:

• oszczędność czasu — dzięki automatyzacji, nie musisz ręcznie odpowiadać na każdą wiadomość,
• natychmiastowa reakcja — autoreponder zapewnia nadawcy szybką odpowiedź i potwierdzenie otrzymania wiadomości co buduje zaufanie pomiędzy Tobą a klientem,
• zwiększenie konwersji — automatyczne wiadomości możesz wykorzystać do podtrzymania kontaktu i relacji z klientami, na przykład zachęcając do ponownego skorzystania z usług

Jak uruchomić automatyczne odpowiedzi na webmail zenbox?

Poczta zenbox umożliwia oczywiście tworzenie autoresponderów za pomocą odpowiednich ustawień w menu Filtry oraz Nieobecność. Aby przystąpić do ustawiania ich, zaloguj się do odpowiedniej skrzynki pocztowej oraz przejdź do menu Ustawienia > Nieobecność.

Pozwoli to na wyświetlenie formularza, który umożliwi konfigurację autorespondera informującego nadawców o naszej nieobecności. Może on zostać wypełniony w sposób podobny jak na poniższym zrzucie ekranu. Oczywiście dane oraz sama treść będą odnosiły się do Twojej planowanej nieobecności 🙂

Po wypełnieniu formularza wystarczy zapisać go odpowiednim przyciskiem Zapisz i gotowe. Od teraz nadawcy wiadomości będą otrzymywać utworzoną przez Ciebie odpowiedź w określonych interwałach. Wyznaczony czas częstotliwości odpowiedzi, w tym przypadku 3600 sekund, pozwoli na uniknięcie nadmiarowej wysyłki. Nadawca będzie otrzymywał informację o nieobecności w godzinnych odstępach.

Dla użytkowników zaawansowanych przewidujemy również dedykowane narzędzie do tworzenia filtrów. Pozwala ono na wprowadzenie dodatkowych modyfikacji w ramach utworzonej nieobecności. 

Dostępne jest w poniższej lokalizacji w menu Ustawienia > Filtry:

Po przejściu do niej ukaże się odpowiednie menu zawierające wszystkie utworzone filtry:

Przechodzę zatem do filtra o nazwie Nieobecność, który zawiera wcześniej utworzony autoresponder informujący o naszym urlopie. Można przystąpić zatem do jego ewentualnego wyłączenia lub edycji oraz zapisania.

Automatyczne odpowiedzi – jak je włączyć w kliencie poczty Thunderbird

Popularne klienty pocztowe pozwalają również na skonfigurowanie autorespondera z poziomu aplikacji. Sam proces jest bardzo podobny do tworzenia filtrów w webmailu, gdyż działa na niemalże takiej samej zasadzie — czyli filtra.

Pierwszą czynnością, jaką musimy wykonać, jest utworzenie wiadomości, która będzie wysyłana w odpowiedzi na wszystkie adresy nadawców maili przychodzących. Może zawierać dowolną treść, jak i temat — nie trzeba wypełniać pół DO oraz DW.

Ważne jest, aby podczas zapisu wiadomości wybrać opcję Szablon. W innym wypadku nie będzie można z niej korzystać podczas konfigurowania filtra.

Wiadomość taka zostanie zapisana w odpowiednim folderze o nazwie Szablony widocznym na stronie głównej klienta pocztowego. Jest to domyślna lokalizacja, którą oczywiście można zmienić.

Gdy odpowiednia wiadomość Out-Of-Office jest gotowa, możemy przejść do zakładki konfiguracyjnej umieszczonej w menu Narzędzia > Filtrowanie Wiadomości.

Z poziomu tego menu możemy przystąpić do tworzenia nowego filtra.

Przystępujemy następnie do konfigurowania filtra. Ważne jest żeby zaznaczyć opcję dotyczącą braku warunków – wówczas filtr będzie stosowany dla każdej przychodzącej wiadomości. Konieczne jest również wybranie czynności następujących, czyli odpowiedź przy użyciu zapisanego wcześniej szablonu o wybranej nazwie.

Gotowy filtr o wybranej przeze mnie nazwie identyfikacyjnej został poprawnie dodany, oraz jest widoczny w ramach zakładki Filtry Wiadomości. Z jej poziomu mogę autoresponder odpowiednio edytować, wyłączyć, lub całkowicie usunąć.

Jak uruchomić automatyczne odpowiedzi w kliencie poczty Microsoft Outlook

Proces dodawania autorespondera w ramach programu Outlook jest bardzo podobny do konkurencyjnego Thunderbirda. Należy ten proces rozpocząć od utworzenia nowej wiadomości.

Gdy odpowiednio zredagujemy wiadomość, która ma zostać wysyłana automatycznie, przystępujemy do jej zapisu poprzez menu Plik > Zapisz jako.

Uwaga: Taką wiadomość powinnyśmy zapisać jako szablon programu Outlook.

Kolejnym krokiem będzie utworzenie Filtra. Niestety wymaga to ręcznego utworzenia, gdyż domyślny sposób działa jedynie w ramach usługi Microsoft Exchange.

W tym przypadku przejdźmy do menu Plik, wówczas ukaże się nam menu wyboru konta pocztowego. Wybierzmy zatem nasze konto docelowe w usłudze zenbox, oraz zakładkę Reguły i Alerty > Zarządzaj regułami i alertami.

Aby przejść do kreatora reguł, należy nacisnąć przycisk Nowa Reguła. Jest to menu odpowiedzialne za tworzenie niestandardowych reguł. Zależy nam na odpowiedzi na wiadomości przychodzące, zatem wybierzmy opcję Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości.

Dalsze menu pozwoli nam na wybranie warunków, czyli zbioru reguł, które mają zostać zastosowane po odebraniu wiadomości. Należy zatem zaznaczyć checkbox przy „otrzymanej w okresie…”.

Kliknięcie na podświetlone hiperłącze „w okresie” pozwoli na wybranie okresu, w którym filtr ma działać. Dla nas jest to przykładowo zakres od 15 czerwca do 30 czerwca 2023.

Ostatnią regułą, którą należy wybrać jest „odpowiedz na nią, wykorzystując szablon [wybierz szablon]”. Ta reguła pozwala nam na skorzystanie z wcześniej utworzonej wiadomości z treścią informującą o naszej niedostępności w danym okresie.

Podczas wyboru szablonu konieczne jest odszukanie go w odpowiedniej ścieżce na dysku naszego systemu. Czyli tam, gdzie uprzednio został zapisany w formie osobnego pliku .oft.

Po wybraniu szablonu następne okno pozwoli na dodanie wyjątków do naszego filtra. Przykładowo gdy nie chcemy by nasi współpracownicy otrzymywali nasze wiadomości OOO, możemy wyłączyć z wysyłki pewne adresy e-mail, lub kiedy nie chcemy by nasza wiadomość o nieobecności była przesyłana w odpowiedzi na nasz adres w DW i Do jednocześnie.

Po uzupełnieniu ewentualnych wyjątków dla naszego autorespondera ukaże się nam ostatnie menu z podsumowaniem wybranych opcji oraz reguł. Ważne jest, żeby checkbox odpowiedzialny za włączenie filtra był zaznaczony. Możemy również dany filtr zastosować do wszystkich kont dodanych do klienta pocztowego Outlook. Okno możemy następnie zamknąć przyciskiem Zakończ oraz w ramach okna zawierającego wszystkie filtry klikamy na przycisk Zastosuj.

Ważne: Warto zwrócić uwagę, że autorespondery dodane w ramach klienta pocztowego zainstalowanego na komputerze będą działały wyłącznie wtedy, kiedy program będzie włączony. Dlatego, jeżeli zależy Ci, aby autoresponder działał zawsze w tyle — niezależnie czy korzystasz z klienta poczty, czy aplikacji webowej, skonfiguruj go w naszej aplikacji Webmail.

Podsumowanie

Autorespondery mają niemal tak długą historię jak sam e-mail i są nie mniej przydatne. Drobny powiew automatyzacji w naszej codziennej działalności zawodowej pozwala odciążyć nas z ciągłego zadręczania się myślami czy na pewno podczas urlopu nic nie przegapimy. Pozwoli również naszym klientom lub innym osobom, które się z nami kontaktują, na upewnienie się, że brak odpowiedz z naszej stronynie jest związany ze złośliwością rzeczy martwych lub problemami z dostarczaniem wiadomości. Warto z tej funkcjonalności korzystać oraz o niej pamiętać gdy będziemy odpoczywać od trudów pracy.

Zapraszam oczywiście do komentowania oraz podzielenia się waszymi spostrzeżeniami, a w razie palących pytań zapraszam do kontaktu z naszym Biurem Obsługi 🙂